Un masque de saisie est pour indiquer à Access la manière que l'information soit entrée dans une table. Vous pouvez forcer l'utilisateur à entrer les données d'une certaine manière. Par exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un numéro de téléphone ou un numéro d'assurance social. De même, un code postal est une série de lettres et de chiffres. Comment s'assurer que les données seront entrées de la bonne manière ? C'est pour cette raison qu'il y a les masques de saisie.
Access a déjà quelques gabarits (modèles) pour les données qui se retrouvent le plus souvent dans une base de données. La partie qui suit est pour vous démontrer comment accéder à ces modèles. Vous l'appliquerez selon vos besoins dans vos propres tables.
Placez le curseur sur le champ que vous voulez ajouter un masque de saisie.Parmi sa liste de propriétés, cliquez sur celle du masque de saisie.
Au bout de la case, un bouton avec trois petits points à l'intérieur vient d'apparaître.
Appuyez sur ce bouton.
Access va peut-être vous demander de sauvegarder votre table avant de pouvoir continuer. Sauvegardez-la. Si Access vous demande aussi une clé primaire, pour les besoins de l'exercice, n'en ajoutez pas pour le moment.
La fenêtre avec la liste des modèles vient d'apparaître.
Il y a plusieurs modèles. Chacun est pour une occasion différente. Vous pouvez les utiliser pour entrer un numéro de téléphone jusqu'à un mot de passe.
Une fois que vous aurez fait votre choix de masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.
La fenêtre suivante va apparaître.
Cette fenêtre vous montre le masque de saisie. Vous pouvez expérimenter en écrivant du texte dans la case Essayer. Il vous est possible de changer le format du masque de saisie pour mieux répondre à vos besoins. En plaçant le curseur dans la case Masque de saisie et en appuyant sur la touche F1, vous aurez une liste des possibilités pour le format du masque de saisie. Cette liste est très détaillée et devrait être lu attentivement.
Une fois que vous aurez déterminé le masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.
Access vous demande ensuite de quelle manière que l'information sera entreposé dans le champ: avec ou sans les symboles du masque de saisie (les parenthèses, les espaces ainsi que les tirets).
Faites votre choix et appuyez sur le bouton Suivant.
Une dernière fenêtre devrait apparaître pour vous indiquer que la création du masque de saisie est terminée.
À moins que vous vouliez changer une option en appuyant sur le bouton Précédent, il ne reste qu'à appuyer sur le bouton Terminer.Ajouter un masque de saisie
L'option précédente montrait comment utiliser les masques de saisies existant. Mais, il vous est aussi possible d'ajouter vos propres masques de saisies pour mieux répondre à vos besoins. Le texte qui suit montre les étapes à suivre pour créer un nouveau masque de saisie. Le prochain exercice va créer un nouveau masque de saisie pour un code d'inventaire. Ce code est composé de trois lettres, d'un tiret et de quatre chiffres.
Entrer dans le mode de masque de saisie en appuyant sur le bouton (...).Appuyez sur le bouton modifier list situé au coin inférieur gauche de la fenêtre.Appuyez sur le bouton * pour vous rendre à la fin de la liste des masques de saisies et pouvoir en ajouter un nouveau.
Une fenêtre va apparaître dont toutes les cases seront vides. C'est à vous d'entrer le nom du masque de saisie, sa présentation, s'il y a des espaces réservés. Vous pourrez même ajouter un exemple du masque de saisie.
Pour les besoins de l'exemple, entrez le texte suivant dans les cases appropriées.Une fois que vous avez entré les options voulues, appuyez sur le bouton Fermer.
Vous pouvez ajouter autant de masques de saisie que vous voulez.
Insérer un Valide Si
La propriété Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes à l'entré de données. Par exemple, il y a très peu de personnes qui aiment travailler pour un salaire ou une commission négative. L'exercice consiste à démontrer le fonctionnement de ValideSi en l'utilisant pour ne pas permettre des valeurs négatives aux champs Salaire et Commission.
Ouvrez la table Employés en mode création.Placez le pointeur sur le champ Salaire.
Les propriétés du champ vont apparaître dans la section du bas.
Placez le pointeur dans la case Valide Si.
C'est dans cette case que vous mettez les critères de validation. Vous pouvez utiliser de différents opérateurs ( =, >, <, <=, >=, <>, Entre et, ou, Pas ...) pour créer le critère de validation. Pour l'exercice, il faut s'assurer que la valeur qui est entrée dans le champ ne soit pas négative.
Dans la case Valide Si, entrez le critère suivant: >= 0 .
Dans l'exercice, il est possible qu'une personne gagne aucun salaire ou aucune commission selon l'occupation de l'employé dans l'entreprise. Les gérants gagnent seulement un salaire tandis que les vendeurs gagnent seulement une commission sur les ventes. Donc, il est possible d'avoir un salaire ou une commission égale à zéro.
La case Message si erreur est le texte qui va apparaître à l'écran lorsque le contenu du champ ne respecte les critères de validation. Dans ce cas, si l'utilisateur entre un chiffre négatif.
Dans la case Message si erreur, entrez le texte suivant: Un employé de l'entreprise ne peut pas avoir un salaire négatif. Entrez un chiffre positif ou zéro.Répétez l'opération pour le champ Commission.
La prochaine fois que vous entrerez ou modifierez le contenu des enregistrements, essayez d'entrer une valeur négative pour voir le résultat.
