1- Introduction

Avant de commencer, regardons quelques-uns des avantages d'une base de données.

Accès à l'information plus rapidement et facilement.
Toute l'information se retrouve à une seule place; dans votre base de données.
Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs sources.
Recherche Ad hoc facile.
Ex.: Combien me reste-t-il en stock du produit X? Qui sont mes dix clients les plus importants en ce moment? Quels produits sont mes meilleurs vendeurs? Quels sont mes meilleurs représentants?
Meilleur suivi de l'information.
Meilleure gestion des données.
Meilleure analyse des données.
Meilleure prise de décision.
Mieux apte à répondre aux besoins de la clientèle.
Automatisation de certaines tâches répétitives.

POURQUOI APPRENDRE UNE BASE DE DONNÉES RELATIONNELLE?

Ce type de base de données a plusieurs avantages comparés à une base de données simple aussi appelée "flat file". Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle réduit au minimum les redondances ou les répétitions des données. Pour mieux comprendre l'avantage d'un système de gestion de base de données relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de factures pour comparer ces deux types de BD et pour montrer certains concepts de base d'un SGBDR.

Regardons quelques-unes des données que l'on retrouve normalement sur une facture:
Ex.: Date, Numéro de facture, Numéro du vendeur, Numéro du produit, Quantité vendue, Prix unitaire, Description du produit, sous total, Taxes, Total ...

Voici quelques-unes de ces données dans un BD simple.

No. Facture	Client	Produit	Description	Prix Unitaire	Qté ...
1001	ABC	415	TRIANGLE	12.75	50
1002	ABC	416	CARRÉ	10.00	20
1003	XYZ	415	TRIANGLE	12.75	75

L'idée d'une base de données relationnelle est de répartir les données dans plusieurs BD ou tables et de créer des connexions, des points communs, des liens, des relations entre chacune d'elles. Voici comment les variables pourraient être divisées dans une BD relationnelle.

Facture	Client	Vendeur	Inventaire
No. Facture	No. Client	No. Vendeur	No. Produit
No. Produit	Adresse	Nom	Description
Qté vendue	Code Postal	Prénom	Prix unitaire
No. Vendeur	No. téléphone	No. Ass. Soc.	Qté disponible
No. Client	Personne autorisée	Date d'embauche	Qté commandée

Dans le tableau précédent, la table FACTURE va chercher les informations sur le client de la table CLIENT par le champ commun NO. CLIENT. Il est inutile de réécrire les données du client plusieurs fois. On peut aller chercher l'information grâce à une relation entre ces deux tables: soit par le champ No. Client. La même chose se produit pour les informations nécessaires pour les tables VENDEUR et INVENTAIRE par leurs variables communes NO. VENDEUR et NO. PRODUIT respectivement.

De cette manière, il est inutile de réécrire les données redondantes ou répétitives. Ceci conserve de l'espace pour d'autres données. Pour les trois factures de l'exemple, on économise de l'espace et du temps à ne pas avoir à réécrire les informations sur le client ABC ni la description et le prix unitaire du produit 415.

Définitions

L'utilisation d'une base de données apporte aussi de nouveaux termes à comprendre. Voici une liste des termes qui seront utilisés pour toutes les pages sur les sujets d' Access. 

Champ :	Une information nécessaire sur une personne, une chose ou un événement. Ex.: couleur, taille, modèle, date, nom, prénom, téléphone, adresses, description, commentaires etc.
Enregistrement:	Un regroupement de champs qui décrient une personne, une chose ou un événement. Ex.: nom, prénom, date de naissance, téléphone, numéro d'assurance sociale ou compagnie, adresse, téléphone, télécopieur, personne responsable ou département, personne responsable, téléphone. Le champ téléphone est utilisé de trois manières différentes. Il est soit le numéro de téléphone d'un employé, d'une personne dans une compagnie ou d'un département.
Table:	Un regroupement d'enregistrements sur un thème un commun. Ex.: employés, inventaire, client, fournisseurs, véhicules, contacts etc.
Base de données :	Un regroupement de tables, de requêtes, de formulaires, et de rapports et de programmation qui constitue un système complet. Ex.: gestion de la facturation, gestion de l'inventaire, immatriculation des véhicules, carnet de numéro de téléphone, réservations etc.

La définition d'une base de données prend maintenant un sens plus large qu'auparavant. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour l'utilisateur. Il contient aussi les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules pour développer une "application" ou un "système" qui répond aux besoins spécifiques de l'utilisateur.