5 - Modification de la table

Après un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont nécessaires à une table. Elle a besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'être modifiés ou simplement éliminés.

 À partir du mode feuille de données, appuyez sur le bouton 
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option création.
OU
À partir du menu principal, sélectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.

Pour l'exemple, il faut ajouter quatre nouveaux champs: Numéro de poste, statut, permanence et commentaires. Le champ Numéro de poste sera utilisé pour différencier chacun des enregistrements. Il sera la clé primaire de la table. De plus, le champ Numéro de poste sera inséré au début de la structure de la table. Le champ Statut servira à conserver le statut marital de l'employé. Ce champ sera du type Numérique. Il va conserver le statut marial selon un chiffre: 1 = célibataire, 2 = marié sans dépendants, 3 = marié avec dépendants, 4 = divorcé, 5 = divorcé avec allocation familiale. Donc, les seules chiffes valides sont entre 1 et 5. Il sera aussi utilisé lors de la création d'un formulaire. Le champ Permanence sera du type Oui/Non. Il va déterminer si la personne à reçu sa permanence dans l'entreprise. Le champCommentaire sera de type mémo. Il sera possible d'écrire des commentaires, au sujet de la performance de chacun des employés de l'entreprise.

Nom du champ	Type de champ	Taille	Format	Autre
Numéro de poste	Compteur
Prénom	Texte	15
Nom	Texte	15
Poste	Texte	10
Bureau	Texte	15
Salaire	Monétaire
Commission	Monétaire
Embauche	Date		Date abrégée
Statut	Numérique	Entier long		Valide si: Entre 1 et 5
Permanence	Oui/Non
Commentaires	Mémo

Insérer un champ

Placez le pointeur sur la ligne que vous voulez insérer un nouveau champ à la table. Pour l'exercice, placez le pointeur sur la première ligne de la table, soit la ligne du champ Prénom.
Du menu Édition, sélectionnez l'option Insertion d'une ligne.
OU
Appuyez sur le bouton .

Une nouvelle ligne libre va apparaître. Les autres lignes seront décalées vers le bas.

Écrivez le nom du champ. Pour l'exercice, il s'agit de Numéro de poste.
Sélectionnez le type de champ Texte avec une taille de 15 caractères.

Insérez les nouveaux champs Statut, Embauche et Commentaires à la fin de la table avec leurs propriétés qui sont décrites dans la table ci-dessus.

Déplacer un champ

Pour changer l'ordre de présentation des champs

Cliquez sur la boîte grise à la gauche du nom du champ.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ vers le haut ou le bas selon vos besoins.

Le champ va se réinsérer dans la structure de la table entre les deux champs dont la ligne qui la sépare est plus épaisse dès que vous lâcherez le bouton de la souris.

Supprimer un champ

Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer.
Appuyez sur la touche Supprime.
OU
Du menu Edition, sélectionnez l'option Supprimer les lignes.

Placer la clé primaire 

La clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet de distinguer chacun des enregistrements. Chaque personne à son numéro d'assurance social, un numéro de client ou d'employé. Celui-ci peut être composé de lettres ou de chiffres. L'une des choses qu'Access vérifie par après est de s'assurer qu'il n'y a pas deux enregistrements qui auront la même information dans le champ. Par exemple, deux personnes peuvent avoir le même numéro d'assurance sociale ou deux produits le même numéro de produits.

Access ne permettra pas la création de la clé primaire si deux enregistrements ont la même information dans le champ choisi. Si vous avez absolument besoin que les deux enregistrements aient la même information, il faudrait considérer un autre champ, ou une combinaison de champs, pour la clé primaire de la table.

Une table n'est pas obligée d'avoir une clé primaire. Elle a cependant besoin d'une clé primaire si d'autres tables veulent accéder à de l'information de cette table. Par exemple, la table Facture pourrait, grâce aux relations entre les tables, accéder à l'information de la tableClients pour connaître le nom du client, son adresse et d'autres informations. Donc, pour trouver plus rapidement l'information et pour s'assurer qu'il n'y a pas deux clients avec le même numéro de clients, il faut que le champ Numéro de client de la table Clients soit la clé primaire de cette table.

Pour cet exercice, le nouveau champ Numéro de poste sera la clé primaire de la table.

Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la clé primaire de la table. Pour l'exercice, il s'agit du champ Numéro de poste.
Appuyez sur le bouton .

 

La clé placée dans la boîte grise à la gauche du champ Numéro de poste confirme que la clé primaire est sur ce champ.

Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la clé primaire, appuyez sur le bouton 

pour désélectionner le champ comme clé primaire.

Placer une clé primaire sur plusieurs champs

Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Il y a même des occasions où il est nécessaire d'avoir une clé primaire de cette façon. Pour cet exercice, la clé primaire sera composée des champs Prénom, Nom et Date d'embauche.

Cliquez sur la petite boîte grise à la gauche du champ Prénom.
En gardant un doit sur la touche CTRL, cliquez ensuite sur les boîtes grises à la gauche des champs Nom et Embauche.
Appuyez sur le bouton 

.

Voici le résultat final.

La clé placée dans la boîte grise confirme que la clé primaire est composée des champs Prénom, Nom et Embauche. Cela veut dire qu'il est possible d'inscrire plusieurs fois la même valeur dans l'un des champs. Mais il est impossible d'inscrire plusieurs fois les mêmes valeurs dans tous les champs qui composent la clé primaire en même temps. Par exemple, il est impossible d'avoir deux personnes ayant le même prénom et nom qui sont embauchés en même temps.

Pour les besoins des prochains exercices, replacez la clé primaire sur le champ Numéro de poste.

Liste de choix (liste déroulante)

Les listes ont l'avantage de permettre d'entrer plus rapidement les données ainsi que de réduire le nombre d'erreurs à l'entrée. Il est aussi possible de limiter l'entrée de données au contenu de la liste. Les prochains exercices consistent à utiliser une liste de choix avec le champ Bureau.

Retournez en mode création.
Placez le pointeur sur le champ Bureau.
Au bas de l'écran, sélectionnez l'onglet Liste de choix.

Au début la seule option disponible est le mode d'affichage des données qui est en mode texte.

Changez l'option Afficher le contrôle à Zone de liste modifiable.

Les autres options vont apparaître.

L'option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y a trois options:

Liste de valeurs	Prends la liste des valeurs que vous entrez dans la case Contenu.
Liste de champs	Prends la liste des champs d'une table ou d'une requête.
Table/requête	Prends la liste des valeurs des champs qui sont dans une table ou une requête que vous déterminez dans la case Contenu.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Liste de valeurs.

Cette option vous permet d'écrire les valeurs que vous voulez dans la liste. Il faut maintenant préparer une liste des valeurs qui seront affichés dans la liste.

Placez le pointeur dans la case Contenu.
Entrez le texte suivant: "Montréal";"Québec";"Hull" .

Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre des guillemets devant et après chaque valeur de la liste. Cela serait inutile pour un champ de type Numérique ou Monétaire. Chaque valeur de la liste est séparée par un point-virgule (;).

Les autres options seront expliquées dans les prochains exercices. Il reste la dernière option à changer.

Changez la valeur de la case Limiter à la liste à Oui.

L'utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles dans la liste que vous avez écrit. Access va afficher un message d'erreur s'il essait.

Enregistrer les modifications de la table en appuyant sur le bouton enregistrer.
Appuyez sur le bouton Mode Feuille de données.

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Placez le pointeur sur le champ Bureau de l'un des enregistrements.

Le bouton de la liste va apparaître à la droite de la case. Vous pouvez cliquez dessus pour choisir l'un des choix. Vous pouvez aussi commencer à écrire dans la case.

Entrez dans la case la ville de Chicoutimi.
Appuyez sur la touche Entrée.

Access va vous afficher ce message d'erreur puisque Chicoutimi n'est pas dans la liste prédéterminée.

Appuyez sur le bouton OK.
Sélectionnez l'un des éléments de la liste.

Retournez en mode Création en appuyant sur le bouton 

.

Le prochain exercice consiste à utiliser une liste de choix en utilisant le nom des champs d'une table ou d'une requête.

Changez le contenu de la case Origine source à Liste de champs.
Changez le contenu de la case Contenu à la table Employés.

La liste va contenir seulement les noms des champs de la table Employés.

Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton enregistrer.
Appuyez sur le bouton Mode Feuille de données

.
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Access va afficher la liste des champs de la table sélectionnée. Cela peut être pratique dans certains cas.

La possibilité la plus intéressante est de choisir parmi le contenu d'un autre table ou requête de la base de données. Pour réaliser cet exercice, vous devez donc avoir une autre table ou requête qui servira de référence pour la liste de choix. Vous pourrez aller chercher le fichier demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb de la page des fichiers de démonstrations selon que vous utilisez Access 97 ou 2000 respectivement.

Retournez en mode création en appuyant sur le bouton .

Changez le contenu de la case Origine source à Table/requête.

La source de cette liste de choix sera le contenu de la table Bureau que vous retrouverez dans la base de données demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb des fichiers de démonstrations. Lorsque vous utilisez l'option Table/requête, la source de la liste peut être n'importe quel table ou requête de votre base de données.

Changez le contenu de la case Contenu à la table Bureaux.

Pour cet exercice, le contenu de la table Bureaux sera utilisé.

Changez le contenu de la case Colonne liée à 1.

C'est le contenu du premier champ de la table Bureaux qui sera ajouté au champ Bureau de la table Employés.

Changez le contenu de la case Nbr colonnes à 3.

Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux sera affiché. Cela fourni plus d'informations à l'utilisateur pour faire le bon choix.

Laissez l'option de la case En-têtes colonnes à Non.

L'en-tête des colonnes affiche au dessus de la liste le nom des champs. Cela peut être inutile par moments comme pour ce cas.

Changez le contenu de la case Largeurs colonnes à 2cm;4cm;2cm .

Vous pouvez déterminer la largeur de chaque champ qui sera affiché. Il faut placer un point-virgule (;) entre la largeur de chaque colonne (champ).

Laissez l'option de la case Lignes affichées à 8.

Un maximum de huit choix sera affiché en même temps à l'écran. Une barre verticale va apparaître à la droite si le nombre de choix possibles est plus que cela.

Changez le contenu de la case Largeur liste à 8cm.

C'est la largeur totale de tous les champs qui seront affichées.

Changez le contenu de la case Limiter à la liste à Non.

Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton enregistrer.
Appuyez sur le bouton Mode Feuille de données

.
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Vous remarquerez qu'il est plus facile de trouver le bon choix lorsqu'il a plus d'informations. Le contenu des trois premiers champs de la tableBureaux vont apparaître lorsque vous allez appuyer sur le bouton à la droite de la cellule. C'est le contenu du premier champ qui sera placé dans cette cellule.