Pour ce faire, la première partie de cette page consiste à la création d'une table pour conserver certaines informations sur les employés d'une compagnie. Vous allez voir de cette manière toutes les étapes pour la création et la gestion d'une table.
Au moment de la création de vos tables pour vos besoins, n'oubliez surtout pas la phase d'analyse. Une bonne analyse en profondeur de vos besoins et des données dont vous avez besoin pour atteindre vos attentes peuvent à la fin vous sauver beaucoup de temps et d'aggravations. Cette phase est expliquée en plus de détails sur la page d'introduction d'Access.
Avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de la table Employés. Chaque enregistrement de la table doit avoir le nom et le prénom de la personne. Le poste est l'occupation que la personne occupe dans l'entreprise. Pour cet exemple, il n'y a que deux types de poste: les gérants et les vendeurs. Le champ bureau indique le lieu de travail. Pour cette entreprise, il y a des employés à Montréal et à Québec. Les gérants travaillent selon un salaire tandis que les vendeurs travaillent seulement à commission. Pour terminer, il est nécessaire d'avoir la date d'embauche de l'employé.
Voici la liste des champs de la table Employés ainsi que les caractéristiques obligatoires. En plus de donner un nom au champ, il faut lui déterminer un type et, dans la plupart des cas, une taille. Il faut indiquer la taille des champs selon le nombre de caractères que vous voulez conserver dans ces champs.
| Nom du champ | Type de champ | Taille | Format |
| Prénom | Texte | 15 | |
| Nom | Texte | 15 | |
| Poste | Texte | 10 | |
| Bureau | Texte | 15 | |
| Salaire | Monétaire | | |
| Commission | Monétaire | | |
| Embauche | Date | | Date abrégée |
Création d'une table
Pour cet exercice, il consiste à créer une table qui contient de l'information sur les employés d'une compagnie. Avant même d'entrer de l'information, il faut donner une structure à cette table. Il faut déterminer une liste de champs ainsi que les caractéristiques de ces champs. C'est seulement après cette étape qu'il sera possible d'entrer de l'information.
 Cliquez sur l'onglet Tables
Appuyez sur le bouton Nouveau.
Access vous offre plusieurs manières de créer une table de données. Le mode feuille de données vous affiche une grille dans laquelle vous écrivez simplement les informations que vous voulez conserver. Vous pourrez ensuite choisir le mode création pour changer les options qu'Access avait déterminées pour vous. Le mode création contient toutes les options pour créer et personnaliser la structure d'une table de données. L'assistant Table vous donne de l'aide à la création d'une table en vous demandant de choisir parmi une liste de champs qui se retrouvent le plus souvent dans une table. Vous pouvez aussi importer une table à partir d'une autre base de donnée d'Access ou même d'une feuille de travail d'Excel. La dernière option vous permet de faire un lien à une autre table d'une autre base de données et d'accéder à ses informations.
De la liste des choix, sélectionnez l'option Mode Création.
1. Donner un nom au champ
Lors de l'ajout d'un champ à la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer à Access le nombre de caractères que vous voulez préserver dans le champ. Vous pouvez aussi, à votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.
Les types de champs
Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ
| Texte | Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par défaut, Access indique que la taille du champ est de 50 caractères. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractères. |
| Mémo | Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n'est pas déterminée. Le maximum est de 65 535 caractères. |
| Numérique | Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi déterminer le nom de chiffres après la décimale selon vos besoins. |
| Date/Heure | Peut contenir ou afficher des dates ou même de l'heure. Bien qu'une date ou une heure soit affichée, Access conserve ces données sous forme de chiffre. Chaque chiffre représente une journée. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 1900. Le chiffre 2 pour le 2 janvier ... Access conserve l'heure, les minutes et les secondes en fractions de journée. Donc 0,5 est l'équivalent de midi, 0,75 de 18h etc. C'est aussi plus facile de faire la différence entre deux dates. |
| Monétaire | Il s'agit d'un type de champ numérique. Le format du champ est déjà prêt pour afficher le signe $. |
| NuméroAuto | Champ numérique entier qui augmente automatiquement d'un (1) à chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez à la table. Autrefois appelé compteur. C'est idéal pour ajout de nouvelles factures, de commandes ou de clients. |
| Oui/Non | Champ logique. Détermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, non-fumeur. Access conserve l'information sous forme numérique. 0 = faux, -1 = vrai. |
| Objet OLE | Permet de faire un lien à un objet provenant d'applications Windows. Il est capable de gérer en liant ou en implantant dans la base de données (Object Linking and Embedding). |
| Lien hypertexte | Permet de faire un lien hypertexte à un autre objet ou à l'un des services de l'Internet qui permet le URL (Uniform Ressource Locator) tel que FTP, gopher, et les newsgroups. |
| Assistant liste de choix | Cet assistant vous permet d'accéder à une liste de choix prédéterminé qui est contenu dans une autre table ou requête. Cette liste peut être le contenu d'une tables, d'une requête ou que vous avez préparé vous même. |
Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparaître dans le coin inférieur gauche de la fenêtre au moment de l'entrée ou la modification des données.
Les propriétés du champ
Au bas de l'écran, il y a les caractéristiques ou les propriétés du champ. Chacun est pratique selon les circonstances. La partie qui suit explique chacune de ces propriétés et quand ceux-ci sont pratiques. Vous pouvez aussi aller chercher plus d'information sur l'une des propriétés ci-dessous en plaçant le pointeur sur celle-ci et en appuyant sur la touche F1.
| Taille: | Détermine le nombre de caractère qui peut être contenu dans un champ. Cette propriété est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont déjà une taille prédéterminée. |
| Format: | Détermine la façon que l'information sera affichée dans le champ. |
| Masque de saisie: | Détermine la façon que l'information sera entrée dans le champ. |
| Légende: | Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les formulaires et les états à la place du nom du champ. |
| Valeur par défaut: | Détermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements. |
| Valide si: | Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut être entré dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prêtes à travailler pour un salaire négatif. |
| Message si erreur: | Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la propriété valide si. |
| Null Interdit: | Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ. |
| Chaîne vide autorisée: | Permet d'insérer des espaces " " dans un champ. |
| Indexé: | Cette propriété est pour afficher les informations en ordre croissant lors de l'affichage. Elle est aussi nécessaire lors de la création de relations avec d'autres tables. |
Ces dernières propriétés sont ceux qui sont disponibles pour les champs de type Texte. Voici quelques propriétés supplémentaires disponibles pour les autres types de champs.
| Décimales (Numérique, Monétaire): | Détermine le nombre de décimales qui sera conservé avec le chiffre. |
| Nouvelles Valeurs(NuméroAuto): | Détermine si le prochain chiffre sera la suite de la série (Incrément) ou un chiffre au hasard (aléatoire). |
Pour avoir plus d'informations sur les propriétés des champs:
 Placez le pointeur dans la propriété pour laquelle vous voulez plus d'informations.
Appuyez sur la touche F1.
L'aide d'Access va vous afficher l'information qu'elle possède sur cette propriété.
Pour avoir plus d'informations sur les propriétés des champs:
Placez le pointeur dans la propriété pour laquelle vous voulez plus d'informations. Appuyez sur la touche F1.
L'aide d'Access va vous afficher l'information qu'elle possède sur cette propriété.
Clé primaire
Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à différencier un enregistrement de tous les autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numéro d'assurance sociale pour différencier chacun des employés de la compagnie. Il n'y a pas deux qui sont identiques. On peut aussi utiliser un numéro d'inventaire pour différencier chacun des produits des autres etc.
Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Tant que la combinaison de champ différencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut ajouter une réservation sachant qu'il n'y aura pas deux personnes qui vont se présenter en même temps avec le même nom. Si cela serait le cas, il faudrait ajouter un autre champ à la clé primaire pour les différencier. Ou, on pourrait simplement créer un champNo. de réservation pour régler le problème. L'utilisation de plusieurs champs pour composer une clé primaire est très rare mais possible.
La méthode pour insérer la clé primaire sur un ou des champs de la table sera expliquée un peu plus loin sur cette page; au moment de la modification de la table.
Clé secondaire
Une clé secondaire est un champ qui est relié à la clé primaire d'une autre table. Par exemple, le champ de la table Facture peut être relié à la clé No. de client de la table Clients.
Sauvegarder la structure de la table
Après avoir conçu une table, il faut la conserver.
Appuyez sur le bouton sauvegarder. OUDu menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrer.
Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle table.
Entrez le nom de votre choix. Pour cet exercice, entrez le nom Employés et appuyez sur le bouton OK.
Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une clé primaire à votre table. Pour le moment, cette table n'a pas besoin de clé primaire. Elle sera ajoutée un peu plus loin sur cette page.
Appuyez sur le bouton Non.
Entrée de données
Maintenant que la structure de la table est définie, il est possible d'entrer de l'information utile pour l'utilisateur; des données. Pour commencer, il y a des données sur les quatre employés du bureau de Montréal. La prochaine étape consiste à entrer ces données dans la table.
Appuyez sur le bouton Mode Feuille de données.
OUDu menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.
Access va vous montrer une grille pour entrer les données comme celle-ci (sans les données).
Entrez les informations suivantes sur les employés de la compagnie.
| Prénom | Nom | Poste | Bureau | Salaire | Commission | Embauche |
| Roger | Lepage | Gérant | Montréal | 50000 | | 92-01-01 |
| Denis | Lambert | Vendeur | Montréal | | 43000 | 92-01-01 |
| Suzanne | Rémi | Vendeur | Montréal | | 65000 | 93-01-01 |
| Éric | Gendron | Vendeur | Montréal | | 23000 | 93-06-06 |
Note: La dernière ligne d'une table ou d'une requête affiche toujours un "*" dans la case grise à la gauche de la ligne. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci. Entrez les chiffres sans les signes $. Au laboratoire, entrez les dates en format année (2 chiffres), mois, jour avec un tiret entre chacun.
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